Неорганизованный документооборот: последствия для компании

Главная составная часть учета деятельности компании – организованный документооборот. Если последний ведется не правильно, то в будущем может понадобится услуга «восстановление бухгалтерского и налогового учета», цена на которую, может быть, достаточно высока, но ведь можно и предотвратить нарушения документооборота.

Неорганизованный документооборот: последствия для компании

Важно понимать, что каждая операция в бизнесе должна быть зафиксирована. Потому что учет деятельности строится на оформлении соответствующих документов, которые позволяют компании работать и развиваться на легальных основаниях.

Как предотвратить нарушения документооборота?

Чтобы не столкнуться с ситуациями, которые влекут проблемы для бизнеса в целом по причине отсутствия или ненадлежащего оформления той или иной важной бумаги, главе компании необходимо:

  • утвердить режим движения документов;
  • определить лиц, которые будут нести ответственность за нарушения;
  • наладить периодический контроль за ведением документации.

Проверка ведения документов должна быть налажена на регулярной основе. Организовать ее можно, выполняя нехитрые действия. Необходимо периодически запрашивать у ответственного лица папки с различными документами, к примеру, за прошедший месяц и визуально оценивать порядок их содержания.

Более сложный способ проверки заключается в том, чтобы затребовать определенный документ по той или иной операции и попросить предоставить другие зависимые от него бумаги. Если сотрудник не сможет выполнить требование, это значит, что документооборот ведется с нарушениями. Такая ситуация – прямое основание для наложения санкций на лицо, ответственное за документальное фиксирование осуществляемых компанией операций.

Другие способы предотвращения нарушений

Самый эффективный способ предотвращения нарушений документооборота – обращение в компанию, оказывающую бухгалтерские услуги с привлечением профессионалов. Сегодня уже многие бизнесмены пользуются таким вариантом и спокойно работают, не беспокоясь о том, что все операции правильно и своевременно фиксируются. Но существуют и другие способы, которые могут помочь руководителям компаний предотвратить нарушения в области ведения документов:

  • утверждение схемы, позволяющей фиксировать каждый документ, которая создана на основе режима фиксирования входящей, исходящей корреспонденции;
  • введение жестких временных сроков по оформлению, формированию, архивированию папок с бухгалтерскими и иными документами.

Дополнительно можно ввести периодические тестирования сотрудников бухгалтерии на предмет знания правильности оформления учетной документации. При необходимости рекомендуется пользоваться услугами компаний, которые могут проверить и помочь в устранении ошибок, способных повлечь весьма неприятные последствия для компании.

Несомненно, руководителю сложно контролировать деятельность всех сотрудников. Глава компании не всегда обладает широкими познаниями в том же бухучете. Однако в целях нормального функционирования фирмы нужно обеспечивать правильный документооборот. Причем это касается не только бухгалтерского учета, но и кадровой области, в чем может помочь, к примеру, услуга «аутсорсинг кадров», которую оказывают специализированные компании. И только в случае исключения нарушений в документальном фиксировании реально избежать ситуаций, от которых может пострадать не только репутация фирмы, но и ее финансовая состоятельность.

Полезные товары:

Загрузка...

Читайте также следующие новости


Новость (статью) «Неорганизованный документооборот: последствия для компании» подготовили журналисты издания Бизнес портал fdlx.com

Интересные новости в Украине и мире

Загрузка новостей...

Комментировать: