Офис-менеджер. Особенности профессии, должностные обязанности

Выбрать профессию по душе – задача сложная. Чтобы потом не было разочарований, изучить все детали будущего ремесла нужно заранее. Потому что правильный выбор профессии определяет дальнейшую жизнь: материальную независимость, радость от любимой работы, возможность карьерных достижений. Разберемся, что представляет из себя профессия офис-менеджера.

Обязанности

Самое понятное и объясняющее определение профессии офис-менеджера будет таким: это человек, который обеспечивает нормальное функционирование коллектива и рабочий процесс в офисе.

Конечно, в разных компаниях должностные обязанности сильно отличаются. Перечислим основные из тех, которые должен уметь выполнять офис-менеджер:

Организация труда у сотрудников, так чтобы он был максимально продуктивным.

Все гости должны приниматься в отведенное для этого время, приказы руководителей сразу доноситься до работников, а поступающие письма должны вовремя попадать на столы начальников.

Умение вести различную документацию.

В одной организации такой документацией могут быть счета о закупленном оборудовании, канцелярских товарах, в другой – ведение первичной бухгалтерии или других видов документов.

Прием людей, посещающих офис.

Если эта функция возлагается на офис-менеджера, то он должен уметь встретить, вести диалог, быстро узнать цель визита, найти нужный документ для выдачи. А еще – организовывать запись на прием и решать часть простых вопросов посетителей самостоятельно.

Обеспечение хозяйственных нужд.

Нередко основной обязанностью офис-менеджера становится слежение и своевременное обеспечение работников канцелярскими принадлежностями. Другими словами, всё для офиса, необходимое в повседневной работе. Также сюда входит вызов при необходимости ремонтных бригад, заказ офисной мебели, закупка иного оборудования.

Индивидуальные обязанности, которые определяет непосредственный руководитель.

Это могут быть такие задания, как поиск информации и подготовка ее к пресс-конференции или презентации, помощь в организации мероприятий, стенографирование, создание докладов и рефератов. Либо офис-менеджер может выполнять задания по отслеживанию переписки, сортировке обращений и звонков, ведению протоколов или любых других, необходимых для работы задач.

Так кто же такой офис-менеджер?

Подводя итог, можно сказать, что этот тот самый сотрудник, который встречается со всеми гостями, приходящими в офис. Он берет на себя массу кажущихся мелких, но самом деле очень важных дел. Тем самым офис-менеджер освобождает время сотрудников для занятия основной работой.

Часто этот труд схож с секретарским, но конкретика всегда будет зависеть от особенности самой фирмы.