Как организовать деловую встречу за пределами своего офиса?

На сегодняшний день практически каждому известно, что успешность любого мероприятия очень зависит от качества подготовки к нему. Следовательно, если нужно будет организовать и грамотно провести встречу партнеров очень важным будет не упустить никакую деталь из виду. Тогда можно быть уверенным, что деловое совещание пройдет на ура.

Для достижения положительного результата нужно приступать к действиям, содержащим в себе несколько шагов.

Шаг первый. Назначить дату встречи и заблаговременно сообщить всем участникам. Формат оповещения может быть разным. Это как устное личное приглашение или по телефону, так и деловое письмо или по письмо по электронке. Лучше будет разослать каждому и повестку дня с намечаемыми вопросами обсуждения, главными докладчиками, справочными материалами и регламентом. Решение и обсуждение вопросов будет эффективным, если все участники деловой встречи хорошо подготовятся.

После этого перейдем к следующему.

Второй шаг заключает в себе обдумать удобное место для проведения деловой встречи. В качестве подходящего варианта может стать комната переговоров или личный конференцзал. Заранее следует убедиться, что из коллег будут свободны в этом время. Еще очень удобным и возможным вариантом является аренда конференц-зала. Это можно сделать в бизнес центре или в определенном образовательном учреждении.

После, идем дальше.

Шаг третий. Случается, что проведение деловых встреч планируется в ресторане или кафе. Это удобный уместный вариант, если присутствует немалое количество членов совещания. Если нужно переговорить во время обеда или завтрака, позаботиться об этом стоит заранее. Выбирать следует спокойное место, чтобы не было затруднительным обсуждение деловых вопросов. Выбор лучше останавливать на классическом заведении. Подобного рода экзотические шумные заведения здесь не приемлемы.

Следующее действие: подготовить и проверить всю аппаратуру. Заранее настроить и отрегулировать потребуется микрофон, телефонную и видеоаппаратуры, а также  проектор. А то не дай бог техника сломается, в самый что ни на есть неподходящий момент. Согласитесь не очень приятно. Что делаем дальше?

Следующий пятый шаг. Проследить о комфортном климате в комнате – что было и не душно, и не холодно. Проверить нужное количество стульев для участников встречи. Разложить бумагу и ручку на каждое место участника и раздаточный материал. Можно сделать таблички с ФИО участников, если вдруг потребуется.

И самое последнее, для длительной деловой встречи может понадобиться пятиминутка на кофе или обеденный перерыв. Лишним не будет бутылка с питьевой водой и стаканчик.

Вот и полезные главные шаги для проведения деловой встречи! Успехов в карьере!