Создаем систему управления финансами фирмы

В каждой небольшой компании, которая готова к росту, должны присутствовать бюджетирование и система управленческого учета. Невозможно эффективно управлять бизнесом, не проводя качественный анализ финансового состояния. Существует определённый алгоритм для финансиста, который может помочь в организации управленческого учёта фирма с нуля.

Первый шаг

Подключить к работе директора и главного бухгалтера. Нужно определить главную цель собственника, что он хочет знать о бизнесе, и каким желает видеть его в перспективе. От главного бухгалтера необходимо получить информацию, какие данные он предоставляет собственнику, понять, на каком этапе сейчас находится финансовое планирование в фирме. Необходимо вникнуть в специфику бизнеса, и на основании этого определиться, каким образом группировать затраты и калькулировать себестоимость.

Второй шаг

Выявить подразделения, приносящие выручку, обеспечивающие фирму ресурсами, необходимыми для получения выручки, подразделения с административными функциями. Как правило, в небольших фирмах не налажены бизнес-процессы, и функции перемешаны между отделами, и даже порой дублируются. Далее нужно понять, из каких именно элементов складывается выручка, и какие расходы несёт каждое отдельное подразделение. Распределить доходы и расходы на постоянные и разовые, которые будут относиться на «Прочие».

Таким образом, директор сможет увидеть, сколько средств и на что расходуется каждым подразделением за определённый период. Данная информация подтолкнёт его к мысли об оптимизации расходов, а, следовательно, к внедрению системы бюджетирования.

Третий шаг

Создать систему бюджетирования. На начальном этапе система бюджетирования не должна быть громоздкой, она должна быть понятна всем участникам бюджетного процесса и не занимать большое количество рабочего времени. Но при этом должна содержать необходимую управленческую информацию.

Четвёртый шаг

Задокументировать процесс бюджетирования. Следует разработать свод правил, регламент для сотрудников, которые вовлечены в бюджетный процесс, но не обладают знаниями в этой сфере.

Пятый шаг

Используйте доступные системы автоматизации процесса. На начальном этапе всё бюджетирование можно вести в Excel. Небольшой фирме вовсе не обязательно приобретать дорогостоящие и громоздкие системы автоматизации. Главное – сделать наглядные формы для ввода данных, чтобы сотрудники интуитивно понимали, куда какие цифры вносятся. И, конечно же, разработать доступные формы отчётов, понятные собственнику. После того, как система бюджетирования будет налажена и отработана, по мере возрастания в фирме количества отделов и статей затрат, когда Excel уже не сможет охватить в себе всю картину бизнеса, можно подумать о более сложной системе автоматизации.