Тайм-менеджмент керівника: що потрібно знати

Мистецтво встигати все є далеко не у всіх, однак цю навичку цілком реально прокачати. Особливо важливо зробити це, коли людина займає керівну посаду, у зв’язку з чим має велику кількість робочих завдань. Які поради варто використати та як у цьому допоможе настільний набір для керівника, розказуємо нижче.

Організація робочого простору керівника

Це нескладний етап, однак пропускати його не варто. Перш за все, потрібно організувати для себе комфортний робочий простір, який позитивно впливатиме на продуктивність. Для цього знадобляться не лише якісні письмовий стіл і крісло, а й певне офісне приладдя.

Для керівника варто придбати спеціальний настільний набір, в якому є все необхідне для роботи. Зазвичай у такі комплекти входять настільна підкладка, органайзер для ручок, лоток для паперів, ніж для листів, підставки для візиток, кореспонденції та паперу для нотаток, бокс для скріпок тощо. Завдяки цьому в будь-який момент можна записати щось важливе, відрити конверт чи швидко знайти потрібний документ. До того ж набір має респектабельний вигляд: на його фоні ручка Паркер буде цілком доречною на столі.

Планування робочого та особистого часу керівника

Основні секрети ефективності керівника — продуманий розподіл часу та планування. Якщо витрачати 10% свого часу на детальне планування, можна зекономити 90% робочого часу, про що свідчить правило «10:90».

Яких ще правил варто дотримуватися у тайм-менеджменті керівника:

• складати плани в письмовій формі, не покладаючись лише на свою пам’ять;
• «їсти слона по шматочках», тобто виконувати великі та важливі справи маленькими частинами;
• використовувати співвідношення «60:40», тобто планувати завдання лише на 60% робочого часу, тому що завжди виникають непередбачувані питання, саме на них і піде інших 40% часу;
• підтримувати дисципліну — не відволікатися в робочий час на неробочі справи;
• фіксувати не дії, а результати, щоб уникнути зосередження лише на процесі діяльності замість досягнення мети;
• встановлювати точні терміни досягнення поставлених цілей та виконання всіх завдань.

Важливо пам’ятати, що планування повинно залишатися гнучким. Розписуючи список справ, слід перевірити, чи день не вийшов одноманітним. У планах повинні чергуватися важкі та легкі, нудні та цікаві завдання, тоді день вийде динамічним і цікавим.

Керівникам потрібно не намагатися виконувати якомога більше роботи. Важливіше навчитися визначати пріоритетні справи та віддавати перевагу їм, а не витрачати свій час на вирішення несуттєвих проблем. Це зробить роботу керівника максимально ефективною та корисною для компанії.