Главная составная часть учета деятельности компании – организованный документооборот. Если последний ведется не правильно, то в будущем может понадобится услуга «восстановление бухгалтерского и налогового учета», цена на которую, может быть, достаточно высока, но ведь можно и предотвратить нарушения документооборота.
![](data:image/svg+xml;charset=utf-8,<svg height="360" width="600" xmlns="http://www.w3.org/2000/svg" version="1.1"/>)
Важно понимать, что каждая операция в бизнесе должна быть зафиксирована. Потому что учет деятельности строится на оформлении соответствующих документов, которые позволяют компании работать и развиваться на легальных основаниях.
Как предотвратить нарушения документооборота?
Чтобы не столкнуться с ситуациями, которые влекут проблемы для бизнеса в целом по причине отсутствия или ненадлежащего оформления той или иной важной бумаги, главе компании необходимо:
- утвердить режим движения документов;
- определить лиц, которые будут нести ответственность за нарушения;
- наладить периодический контроль за ведением документации.
Проверка ведения документов должна быть налажена на регулярной основе. Организовать ее можно, выполняя нехитрые действия. Необходимо периодически запрашивать у ответственного лица папки с различными документами, к примеру, за прошедший месяц и визуально оценивать порядок их содержания.
Более сложный способ проверки заключается в том, чтобы затребовать определенный документ по той или иной операции и попросить предоставить другие зависимые от него бумаги. Если сотрудник не сможет выполнить требование, это значит, что документооборот ведется с нарушениями. Такая ситуация – прямое основание для наложения санкций на лицо, ответственное за документальное фиксирование осуществляемых компанией операций.
Другие способы предотвращения нарушений
Самый эффективный способ предотвращения нарушений документооборота – обращение в компанию, оказывающую бухгалтерские услуги http://1c-wiseadvice.ru/ с привлечением профессионалов. Сегодня уже многие бизнесмены пользуются таким вариантом и спокойно работают, не беспокоясь о том, что все операции правильно и своевременно фиксируются. Но существуют и другие способы, которые могут помочь руководителям компаний предотвратить нарушения в области ведения документов:
- утверждение схемы, позволяющей фиксировать каждый документ, которая создана на основе режима фиксирования входящей, исходящей корреспонденции;
- введение жестких временных сроков по оформлению, формированию, архивированию папок с бухгалтерскими и иными документами.
Дополнительно можно ввести периодические тестирования сотрудников бухгалтерии на предмет знания правильности оформления учетной документации. При необходимости рекомендуется пользоваться услугами компаний, которые могут проверить и помочь в устранении ошибок, способных повлечь весьма неприятные последствия для компании.
Несомненно, руководителю сложно контролировать деятельность всех сотрудников. Глава компании не всегда обладает широкими познаниями в том же бухучете. Однако в целях нормального функционирования фирмы нужно обеспечивать правильный документооборот. Причем это касается не только бухгалтерского учета, но и кадровой области, в чем может помочь, к примеру, услуга «аутсорсинг кадров» http://1c-wiseadvice.ru/hr/, которую оказывают специализированные компании. И только в случае исключения нарушений в документальном фиксировании реально избежать ситуаций, от которых может пострадать не только репутация фирмы, но и ее финансовая состоятельность.