Деловые и личные качества секретаря-референта

Главная отличительная черта профессии секретаря — это помимо прямых обязанностей (ведение документации, технических средств) постоянные контакты и взаимоотношения с людьми, будь то руководитель, трудовой персонал или клиенты предприятия (фирмы) и звонящие по телефону особы. Как правило, секретарь — универсальный работник, выполняющий параллельно множество задач, а главные помехи в продуктивном труде этого специалиста заключаются в недостаточной совершенности его личных и деловых качеств.

В чем заключаются деловые и личностные качества секретаря?

В постоянном тесном соприкосновении при выполнении своих обязанностей находятся личностные и деловые качества секретаря. Поэтому при проведении собеседования с потенциальным секретарем-референтом руководитель должен в первую очередь обратить свое внимание на следующие качества:

• Профессионализм и компетентность — владение компьютерной техникой, знание основ ведения документации, понимание специфики архивного дела, грамотность, навыки работы со справочными источниками литературы и стенографией.
• Ответственность — в любо ситуации сотрудник должен уметь брать на себя ответственность за любые задачи, поставленные руководством. Секретарь без чьей-либо помощи должен уметь быстро оформлять документы, расшифровывать стенографию, собирать сотрудников на совещания, организовать в краткие сроки прием возможных гостей фирмы. Также секретарь-референт должен соблюдать конфиденциальность компании.
• Организованность — работник должен уметь распланировать свой график работы таким образом, чтобы все успевать. Секретарь должен всегда вовремя появляться на рабочем месте, своевременно выполнять свои функции. Обязательным качеством секретаря должна быть пунктуальность. Помимо этого, специалист такого профиля должен заниматься мониторингом основных канцелярских товаров, необходимых для работы офиса. К примеру, купить офисную бумагу в интернет магазине или заказать товар с последующей курьерской доставкой.
• Осведомленность – секретарь должен быть компетентным в вопросах правового управления, менеджмента и управления трудовым персоналом, научной организации управленческого труда, этики делового стиля общения и общей социальной психологии.
• Инициативность и трудолюбие — хорошо, когда работник не ожидает приказов от руководства, а предлагает самостоятельно выполнить те или иные функции.
• Преданность — секретарь должен всецело развивать свои навыки и организацию, стремиться к совершенствованию личного мастерства.

Ко всему прочему хорошо, если секретарь-референт будет обладать качествами добросовестного человека, стремясь помочь компании и ее сотрудникам на общее благо. Очень важно, если работник такого профиля будет уметь переключаться с одного дела на другое в короткие сроки.