К сожалению, на сегодняшний день, большинство ритейлеров Украины не имеют четкого и структурированного процесса непрямых закупок.
О том, почему это опасно для вашей компании и как решить данную проблему, мы поговорили с Русланом Уваровским, менеджером по поддержке клиентов компании Precoro.
Руслан, скажите, с какими проблемами сталкиваются ритейлеры при организации непрямых закупок?
Существует две больших проблемы, о которых стоит упомянуть. Прежде всего – это отсутствие системы подтверждения закупок руководством и отсутствие четких бюджетных лимитов для непрямых закупок. Это, в свою очередь, усложняет контроль данного процесса и может значительно повысить расходы.
И вторая – отсутствие возможности анализировать закупки. Так, у компании нет четкого понимания, что, в каком количестве и когда было закуплено на локациях, сколько денег на это потрачено. В итоге – компания теряет возможность прогнозировать тенденции и принимать операционные решения.
Каким образом можно решать эти проблемы?
Прежде всего, нужно создать ограниченный каталог заказов с товарами определенных поставщиков. Каталог должен стать единым источником, из которого можно отправлять запросы на закупку. Данный каталог сохранит всю историю заказов, которую с легкостью может анализировать компания.
После этого нужно настроить иерархию подтверждения запросов на закупку. Благодаря этому инициаторы не смогут самостоятельно закупать товары из каталога, а должны будут отправить запрос на закупку руководству, которое решит – давать добро на запрос и переправлять его поставщику или же отказать.
Дальше руководству необходимо установить лимит бюджета, который менеджеры по локациям не смогут превысить. Благодаря такому лимиту можно сделать перевышение бюджета невозможным.
Процесс систематизации закупок позволяет также анализировать этот процесс. Аналитика дает понять особенности закупок на локациях: правильные ли заказы совершают, одинаково ли денег тратят, от чего можно отказаться и где сократить расходы. На основании отчета, автоматически составленного платформой можно проанализировать расходы по категориям затрат (офисные принадлежности, кафе, бытовая химия).
Процесс систематизации непрямых закупок даст четкость и порядок.
Насколько сложно менять данный процесс?
Исходя из опыта Precoro, абсолютно не сложно. Если компания небольшая, то на настройку платформы тратится около пяти дней, если же локаций много – около месяца. Сама программа очень доступна в использовании и напоминает по внешнему виду интернет-магазин. После разработки платформы проводится обучение сотрудников и поставщиков. Так что все быстро, легко, но вместе с тем очень эффективно.
Как изменятся процессы непрямых закупок после их автоматизации?
Я думаю, можно выделить три аспекта изменений.
Первый – это экономия времени сотрудников, так как делать закупки с помощью систематизированной программы можно очень быстро.
Второй – это возможность установки лимита расходов на непрямые закупки, что поможет сократить расходы компании.
Третий – это создание четкой иерархии подтверждения закупок, что позволит предприятию следить за тем, что, в каком количестве и когда было закуплено.
И, наконец, четвертый – это возможность анализировать отчеты, автоматически составленные платформой, для составления прогнозов.
Покажите на конкретном примере, как с помощью инструмента Precoro ваш клиент смог автоматизировать процесс закупок и, тем самым, решить свои проблемы.
Могу привести пример Watsons – сеть магазинов розничной торговли для красоты и здоровья, которые имеют около полутысячи локальных магазинов по всей Украине, и семьсот человек, задействованных в процессе непрямых закупок. До нашего сотрудничества ситуация в компании выглядела следующим образом:
- множество локаций, где сотрудники совершали непрямые закупки у собственных региональных поставщиков;
- отчеты по непрямым закупкам всех полутысячи локаций делались в Exel.
- отсутствие централизации и системы подтверждения закупок руководством.
После внедрения инструмента Precoro в работу сети Watsons мы отметили такие результаты:
- полный контроль над закупками путем создания иерархии их подтверждения.
- отчеты по всем закупкам автоматически сохранялись в программе, что значительно упрощало работу бухгалтерии при их анализе.
- сокращение времени процесса закупки в три раза.
- сотрудничество с одними поставщиками для всей сети Watsons, что способствует повышению лояльности поставщиков к компании и увеличивает вероятность скидки при масштабных заказах.
Поэтому мы с уверенностью можем сказать, что благодаря Precroro сеть магазинов Watsons смогла добиться прозрачности своих закупок, снизить уровень операционных издержек и сократить расходы на непрямые закупки.
И, напоследок, что вы можете пожелать ритейлерам?
Хочу пожелать, что бы каждая компания имела четкий и структурированный процесс непрямых закупок, в рамках которого они будут действовать. А если в компании такого пока нет – желаю руководству пересмотреть свою линию поведения и изменить определенные факторы.
Статья подготовлена совместно с Precoro – международной IT -компанией, разрабатывающей программное обеспечение для автоматизации процесса закупок.
Рейтинг популярных товаров наших читателей
Новость (статью) «Как организовать процесс непрямых закупок, – практические советы экспертов» подготовили журналисты издания
Дата публикации: , последнее обновление страницы: 16.08.2016 15:34:34