В независимости от того, как долго вы работаете в сфере закупок, некоторые термины по прежнему могут сбивать вас с толку. Руслан Уваровский, менеджер по поддержке клиентов компании Precoro, разъяснил значение терминов, которые чаще всего вызывают трудности при их понимании.
В чем разница между закупкой и покупкой?
Вполне возможно, что для вас эти слова взаимозаменяемы, и все же существует огромное различие между ними. Покупка – это исключительно доставка и оплата товара.
Понятие “закупка” – значительно шире. Это полный цикл приобретения товара, включающий в себя:
- формирование запроса на закупку необходимого товара;
- подтверждение запроса ответственным менеджером;
- формирование заказа на закупку соответствующему поставщику;
- отправка заказа поставщику
- доставка товара;
- оплата счетов;
- составление отчета о закупке.
Чем отличается запрос на закупку от заказа на закупку?
Запрос на закупку – это то, с чего начинается весь процесс. Запрос формирует инициатор закупки, после возникновения потребности в конкретном товаре. Инициатор направляет запрос менеджеру,который должен подтвердить необходимость в закупке товаров из запроса.
Заказ на закупку формируется менеджером по закупкам соответствующему поставщику и является юридически весомым документом. Он включает в себя описание товара, цену, количество и конкретные условия доставки.
Что такое P2P?
P2P – procure-2-pay – это весь жизненный цикл процесса закупки. Он начинается с формирования потребности, а заканчивается оплатой счетов. Важно помнить, что промежуточными этапами являются формирование запроса на закупку, составленного инициатором закупки, утверждения его ответственным менеджером, отправка запроса поставщику, доставка и оплата товара. Подробнее о цикле процесса закупок вы можете прочитать тут.
Что такое кредиторская задолженность?
Долг компании поставщику. Очень часто, согласно договорным условиям, компания имеет возможность оплачивать закупку в течении некоторого срока после доставки.
Деньги, которые компания должна поставщику в этот промежуток времени, есть кредиторской задолженностью.
Что такое ордер на закупку?
Ордер на закупку (Purchase order) – это документ, который менеджер по закупкам отправляет поставщику после утверждения запроса на закупку внутри компании. В нем содержится наименование товара, количество и цена, дата доставки и адрес локации.
Какие условия утверждения к оплате?
Утверждение счетов к оплате – это один из заключительных этапов процесса закупки. Вы должны быть уверенны в:
- соответствии товара и его количества данным, указанным в ордере;
- целостности и качестве доставленного товара;
- наличие и корректность необходимой документации – договора между закупщиком и поставщиком, ордера на закупку и счета-фактуры.
Итог
Мы верим, что знание, вынесенные из данной статьи, помогут вам расставить все точки на “і” и эффективнее работать в сфере закупок.
Читайте также:
- Как организовать процесс непрямых закупок, — практические советы экспертов
- Недостатки Excel перед облачными решениями для бизнеса
Материал подготовлен при содействии Precoro — международной IT -компании, разрабатывающей программное обеспечение для автоматизации процесса закупок
Рейтинг популярных товаров наших читателей
Новость (статью) «Вопросы о закупках, которые вы стесняетесь спросить» подготовили журналисты издания
Дата публикации: , последнее обновление страницы: 16.08.2016 15:40:55